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Cómo desarrollar un Informe de Ventas Efectivo – Parte 2

Para Gerentes de Ventas - Informe de Ventas

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Por Alan Rigg

¿Qué debe hacer usted si no le gustan los resultados que está produciendo un vendedor? ¿Qué debe hacer usted cuando un vendedor muestra tener algunas habilidades, pero su desempeño no es consistente con esto? ¿Cómo puede usted determinar la causa de este problema?




¿Cómo puede usted determinar si un vendedor totalmente nuevo se desempeña lo suficiente en las actividades correctas para cumplir su meta de desempeño en los siguientes 30, 60 y 90 días?

Si usted no cuenta con resultados para medirlos, o sea usted está tratando de ir más allá para descubrir porque un vendedor no está produciendo resultados suficientes, usted necesita inspeccionar las actividades que realiza dicho vendedor. La inspección de actividades suministra un “sistema de alerta temprana” en lo que respecta a muchos problemas de desempeño. Además, cuando la actividad es inspeccionada de manera regular y consistente, esta ayuda a crear y a reafirmar la cultura de ventas de su organización.



¿En qué consiste la Inspección de Actividades de Ventas?

La Inspección de las Actividades de Ventas es el proceso de revisar las actividades realizadas por un vendedor día a día para determinar si ellos están realizando la CANTIDAD correcta de actividades, y si están desarrollando actividades específicas de forma correcta (CALIDAD de la actividad).



¿Cómo inspeccionar la CANTIDAD de Actividades?

Para determinar si un vendedor está invirtiendo el tiempo en las actividades correctas, pregúntele como invierte su tiempo cada día. ¿Están desarrollando ellos todas las actividades listadas en sus Planes de Prospección? ¿Qué proporción de su tiempo invierten en cada actividad? ¿Qué cantidad de cada actividad se encuentran desempeñando?

Muchos vendedores no cuentan con métodos efectivos para realizar el seguimiento de sus actividades diarias en una forma tan detallada que puedan responder a dichas preguntas. Una forma de resolver este problema es utilizar un formato de seguimiento de actividades. Para construir un formato de seguimiento de actividades, comiencen instando las actividades importantes en la columna de la izquierda en una hoja de trabajo. Entonces, coloque los días de la semana en la parte superior.

Asegúrese de dividir las actividades en el número de pasos suficientes que le permita realizar el mejor análisis de datos posibles. Por ejemplo, si usted desea determinar por qué las llamadas en frío de un vendedor no están produciendo los resultados deseados en citas, incluya las siguientes actividades en el formato de seguimiento:

  1. El número de veces que el vendedor llama por teléfono.
  2. El número de veces que el vendedor deja mensajes de voz.
  3. El número de veces que el vendedor habla con una secretaria o con un intermediario.
  4. El número de veces que el vendedor habla con quien toma la decisión.
  5. El número de citas programadas.


Revise bien todos estas actividades en la secuencia en que suceden y observe la correlación entre los números. Si un vendedor realiza únicamente dos llamadas al día, el problema es muy obvio. Si el número de llamadas es aceptable, pero el vendedor no está teniendo acceso suficiente a quienes toman la decisión o el vendedor acuerda muchas citas, el esquema de llama enfriado puede necesita ser mejorado, o el vendedor puede necesitar práctica para hacer su presentación de una forma más natural.

Cada vez que un vendedor desempeña alguna de las actividades incluidas en el formato de seguimiento, ellos deben colocar una marca en la casilla apropiada. Al final del día o de la semana, ellos deben totalizar esos conceptos. La información producida con esta simple disciplina puede ser una gran ayuda para solucionar los problemas de desempeño.



¿Está usted pensando, “No podré lograr que mi fuerza de ventas llene el formulario de seguimiento de actividades”?

Si su plan de compensación de ventas es ciento por ciento comisión, probablemente usted esté en lo cierto. Sin embargo, si su plan de compensación de ventas incluye algún tipo de ingreso (salario, bonificación, etc.) Usted está en todo su derecho a exigir a sus vendedores que completen un formulario de seguimiento. Después de todo, ¿cuánto tiempo demora colocar una marca en un papel? Si un vendedor realiza cincuenta o cien marcas diariamente (éste sería el caso de alguien que hace muchas llamadas en frío por vía telefónica), ¿Cuánto tiempo le consumiría realizar marcas en el formato de seguimiento? ¡Probablemente menos de un minuto!

El valor de dicha información recolectada utilizando formularios de seguimiento de actividades tanto para la gerencia como para la fuerza de venta compensa de lejos la inversión en tiempo realizada llenando las formas.



¿Cómo revisar la CALIDAD de las Actividades?

Para inspeccionar si un vendedor está desarrollando las actividades de manera correcta, usted necesita verlo en acción, o usted necesita realizar evaluaciones posteriores a la actividad.

Para observar a un vendedor en acción, usted puede:

  • Realizar “llamadas de entrenamiento” con el vendedor.
  • Escuchar las conversaciones telefónicas cuando ellos hablan con clientes potenciales, prospectos o clientes.
  • Siéntese en medio de la audiencia cuando ellos estén hablando en público o haciendo presentaciones.
  • Vayan juntos a eventos de redes.


La inspección posterior a la actividad consiste en formular preguntas detalladas acerca de las actividades que han sido completadas. Por ejemplo, usted puede solicitar a un vendedor que él o ella explique que hicieron durante una llamada de ventas, cómo la hicieron, y como respondió el prospecto o cliente. Entonces usted puede ofrecer retroalimentación y sugerencias para ayudarle al vendedor a mejorar su desempeño.

Otra manera de realizar la inspección posterior a la actividad es realizada revisiones en la secuencia de oportunidades de ventas. Formule las mismas preguntas que usted haría si estuviera enfrente del prospecto. Si el vendedor ha hecho un buen trabajo al cualificar la oportunidad, ellos podrán darle respuestas muy significativas a sus preguntas. Si ellos no conocen cómo responder a sus interrogantes en una o más ocasiones, ellos tienen que esforzarse más para hacer una adecuada cualificación de la oportunidad. Este proceso suministrará información muy valiosa acerca de la efectividad de su fuerza de ventas con respecto a las actividades claves en las ventas.



Conclusión

Si un vendedor está produciendo suficiente resultados, usted puede monitorear su desempeño enfocando su inspección en dichos resultados. Sin embargo, si un vendedor no está produciendo suficiente resultados, usted necesita inspeccionar las actividades de dicho vendedor. La inspección de actividades suministra un “sistema temprano de alerta” para muchos de los problemas en el desempeño. Adicionalmente, cuando usted inspecciona de manera regular y consistente las actividades de su fuerza de ventas, ¡esto le ayudará a crear y a fortalecer la cultura de ventas de su compañía!



Este artículo ha sido traducido al español y publicado con autorización expresa del autor.
Artículo traducido en español especialmente para VentasFaciles.com por Monica Yaneth Loeb Willes
Crédito de las imágenes: Microsoft Corporation



Acerca del Autor:

El experto en desempeño en ventas Alan Rigg es el autor de “How to Beat the 80/20 Rule in Selling: Why Most Salespeople Don't Perform and What to Do About It.” ( Cómo sobrepasar la regla del 80/20 en Ventas: Por qué muchos Vendedores no lo logran y Qué hacer al respecto.”

Su compañía, 80/20 Sales Performance, ayuda a empresarios, ejecutivos, y gerentes a DOBLAR sus ventas con la implementación de la Formula Correcta T para crear equipos de ventas de alto desempeño. Para obtener más información y más consejos gratuitos de ventas, visite el sitio web del autor.



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