Algunas veces, estos han sido planos también contienen el nombre y el apellido, así como otra información adicional y opcional.
Un “archivo plano” es el término utilizado para describir un archivo de almacenamiento que no es una base de datos.
Generalmente un archivo plano es archivo de texto sin la extensión .txt u otra extensión que lo vincule con algún aplicativo.
Si un archivo plano contiene más de un tipo de información, entonces cualquier ítem adicional es separado por medio de comas u otros de limitadores.
La barra vertical (shift - back slash ) o la tecla tab son utilizados también para delimitar elementos en los archivos planos.
Cada registro va a aparecer en una línea nueva. La nueva línea es señalada por el retorno en el archivo.
Ejemplos demostrando el uso de delimitadores y las razones por las cuales usted debe considerarlos
Nota: estos ejemplos muestran los espacios al frente de cada registro.
En la vida real, los registros NO deben contener estos espacios.
Ejemplo de Lista A:
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.
El ejemplo A permite al propietario de la lista enviar solamente correo electrónicos a la dirección definida.
Ejemplo de Lista B:
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.,Tom Jefferson
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.,Dick Nixon
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.,Harry Truman
El Ejemplo B permite al propietario de la lista de correos enviar un correo electrónico a Tom Jefferson a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla..
Al dirigir el correo directamente a Tom Jefferson incentiva a Tom a presta mayor atención a su correo, dado que se cuenta que usted ha adquirido su nombre real adicionalmente a su correo electrónico.
La gran mayoría de correos personalizados no se toman como si fueran mensajes basura por parte de la persona que lo recibe.
Ejemplo de Lista C:
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.|Tom|Jefferson
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.|Dick|Nixon
- Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.|Harry|Truman
El ejemplo C es el más versátil de los tres ejemplos.
En algunos casos, tiene sentido personalizar los mensajes de la lista.
Mientras el ejemplo B le permite dirigirse a los receptores por el nombre y apellido –dependiendo de cómo se suscriban sus lectores - no va a permitir el estilo más personalizado de utilizar el nombre o el nombre y el apellido como sucede en el ejemplo C.
Utilizando la delimitación de datos en sus listas de correo
Dependiendo de la aplicación que usted utilice para iniciar su lista de correo, usted va a ser preguntado acerca del lugar donde usted quiere colocar la información adicional en sus mensajes.
El rango de software disponible hace imposible cuantificar los varios métodos que se utilizan para utilizar la información personalizada dentro de sus listas.
Por ello, sólo realizaré un ejemplo para demostrar la idea básica de cómo funciona esto.
Ejemplo de personalización:
#FIRST# = Nombre del suscriptor
#LAST# = Apellido del suscriptor
#EMAIL# = Correo electrónico del suscriptor
Para: #FIRST# #LAST# <#EMAIL#>
Querido #FIRST#,
Bienvenido a mi ejemplo de listas de correo personalizadas.
De acuerdo con nuestros registros, la información de su suscripción es la siguiente:
Nombre: #FIRST# #LAST#
Correo electrónico: #EMAIL##FIRST#, nosotros apreciamos su atención a esta información, pues consideramos que le puede ayudar a utilizar mejor las herramientas de la Internet en sus actividades. Después de todo, entre más familiarizado se encuentre usted con la red, más se convertirá en un lugar útil para todo.
Atentamente,
El editor
Como se puede observar, puede ser muy útil para usted y para sus propósitos al dirigirse a sus suscriptores como individuos, con deseos individuales.
Como lo dicen todos los entrenadores de venta en el mundo, la palabra que los humanos más aprecian escuchar el sonido su propio nombre.
Aún a manera empresa, las personas aprecian que se dirijan a ellos directamente como personas individuales.
Los archivos delimitados le dan a usted la posibilidad de utilizar muchos recursos de información conectados a sus registros individuales.
Métodos de entrega de correo
Existen básicamente dos métodos de entregar su correo a su lista de correo.
La primera es por correo directo y la segunda utilizando la interfaz de un sitio web.
Método directo de entrega
El método directo entrega es el más complicado desde el punto de vista de la programación.
Si usted está utilizando una compañía de gestión de listas de correo tales como Yahoo Groups o Topica entonces ellos estarán realizando el trabajo duro por usted.
Si usted está manejando su propia lista de correos entonces necesitará saltar por encima de algunos obstáculos para instalar su infraestructura de correo directo.
Usted necesitará instalar su servidor de tal manera que este tome cualquier correo electrónico que llegue a una elección determinada y procesales de correo electrónico a través de un código de gestión de correos.
El código buscará y verificará su contraseña y entonces reformateará su mensaje para ser entregado directamente a su lista de correo.
Utilizando este método, usted enviará sus mensajes a un correo electrónico específico, frecuentemente acompañado por una contraseña para permitir la publicación.
El correo al cual se envian los mensajes se presenta en este tipo de formato:
mailing-list-name-[password]@your-domain.com
Método de entrega por medio de la interfase de un sitio web
Desde la perspective técnica, es una manera más fácil de construir un sistema de entrega de listas de correo.
Esta sólo requiere que el editor visite una página, llene una forma y oprima el botón de enviar.
Al oprimir el botón de enviar, la información va a ser enviada al código de gestión de correo.
Una vez allí, el código va a tomar la información suministrada y la convertirá en un mensaje formateado, para ser enviado a sus suscriptores de la lista de correo.
Proceso actual de entrega de correo
Ya sea que usted esté utilizando el método de correo directo o el de la interface del sitio web para que su información llegue al código de gestión de correos, el siguiente paso es el siguiente.
Es importante anotar que en este momento del proceso, la entrega ya se encuentra totalmente fuera de sus manos.
Ahora es tiempo que el servidor haga su parte en este proceso.
El código de gestión de correo ha tomado el mensaje que usted ha enviado y lo ha transformado en un formato de correo directo.
Una vez esto ha sido completado, es tiempo de enviar la información a cada uno de los miembros de su lista.
La estructura del mensaje básico es conservada en su propia variable.
Esta variable nunca cambiará durante todo el proceso de gestión del correo.
La estructura mensaje básico es copiada entonces dentro de una segunda variable, y se hace la preparación final en este mensaje cuando cada correo individual es preparado.
El software va a leer cada registro de su archivo plano o de su base de datos, y entonces colocará cada información personalizada donde dice #FIRST#, #LAST# y #EMAIL# tal como esté construido en su mensaje.
Una de la información personalizada sea extrapolada por las variables en el texto, el mensaje será enviado al correo electrónico respectivo.
Este proceso se repite en cada una los registros de su lista de correos.
Dependiendo de qué tan ocupado esté el servidor y del tamaño de su lista, el proceso de envío de correos puede tomar desde dos minutos hasta 20 minutos.
Una sugerencia para el envío actual de sus mensajes.
Habiendo aprendido de la manera difícil, le recomiendo que utilice un correo electrónico diferente para gestionar sus correos del que utiliza para manejar sus negocios.
La razón es simple.
A medida que incrementen los suscriptores usted va a encontrar cierto nivel de actividad en su lista de correos.
La gente cambia continuamente de correos electrónicos sin dar de baja el correo anterior, la gente pierde el acceso al correo electrónico debido a que no le pagan a los proveedores de servicio de Internet, y la gente también excede sus límites en los buzones de correo.
Igualmente la gente deja en Internet y también muere.
Es la realidad de la vida en Internet.
Pero con un poco de planeación, usted puede prevenir que suceda una pesadilla en su propio buzón de correo.
En la lista que yo he manejado he tenido un máximo de dos o tres personas en esta situación, y sí mucho ha llegado al 5% mensual.
Las listas que yo he manejado con el 5% de eventos, han tenido 20.000 suscriptores.
Como consecuencia yo recibía más de 1000 correos notificando estos eventos cada mes sólo en esa lista.
No utilice un correo electrónico especial para mí listas de correo en ese tiempo y por ello estaba perdiendo el rastro de mensajes importantes dentro de la avalancha de los mensajes residuales de mi lista de correo.
Esta es la única razón por la cual sugiero utilizar un correo electrónico especial.
Contra lista de correos que yo manejé después tenía una rata de eventos de 4% sobre 100.000 suscriptores.
Con esta segunda lista, mi correo electrónico secundario estaba recibiendo 4000 mensajes residuales cada mes.
Si usted está utilizando servicios como YahooGroups o Topica, ellos van a gestionar los mensajes que rebotan por usted, así que no hay necesidad de preocuparse por utilizar su correo electrónico primario para esos mensajes.
El proceso de suscribirse y darse de baja de la lista y la selección del servidor de correos es gestionado por esos mismos sistemas.
Para la lista de Correos promedio, el proceso de añadir o borrar un correo electrónico es tan sencillo como ir al archivo o a la base de datos y borrar el registro.
Debe tenerse en cuenta que mientras existen muchos servidores de correo disponibles para los webmasters, existen sólo dos servidores que son utilizados más que cualquier otro.
El primer software servidor de correo se llama Sendmail. Por muchísimo tiempo, fue servidor de correo que más se uso, y todavía tiene un amplio uso actualmente.
El segundo software servidor de correo electrónico se llama Qmail. Qmail es usualmente utilizado en comercio electrónico para envíos masivos. Es simple, Qmail ofrece mayor flexibilidad y velocidad y tiene menos errores que Sendmail. También ha mucho más fácil de configurar.
Si usted visita un sitio web y solicita ser dado de baja de la lista, y el sitio web le notifica que usted será removido de la lista en un lapso de 48 a 72 horas, entonces usted debe asumir que se está utilizando Qmail en este servidor de correo.
En la superficie, este margen de 48 a 72 horas parecería un truco –no lo es.
Qmail tiene la posibilidad de recibir un mensaje y darle un turno para ser despachado posteriormente.
Qmail hace esto debido a que por lo general es un servidor de alto volumen.
Al otorgar turnos a los mensajes para trámite posterior, el servidor puede continuar procesando los mensajes de salida mientras estos recursos están disponibles para hacer la tarea.
Si los mensajes no estuvieran distribuidos por turnos, al recibir una gran cantidad de mensajes en poco tiempo saturarían el servidor.
Un servidor saturado siempre significa mala noticia.
El sitio que le está prometiendo removerlo dentro de las siguientes 48 a 72 horas le está diciendo por adelantado qué tan lejos se encuentra usted de primer turno.
Ningún elemento anterior que esté en turno puede dejar de ser enviada. Por lo tanto, si hay un mensaje con su correo colocado allí, no hay nada que el webmaster pueda hacer para detener su entrega.
En vez de ello, todo lo que pueden hacer es notificarle que no recibirá más correos de ellos a partir del momento en que se recibió su notificación.
Artículo traducido y publicado con autorización expresa del autor
Artículo traducido en español exclusivamente para VentasFaciles.com por Monica Yaneth Loeb Willes
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