Usted no ha terminado de sumar el número de llamadas que ha tramitado, cuando su teléfono timbra nuevamente.

En este momento, usted no se encuentra en una actitud receptiva.

Usted piensa: Aquí se van a ir otros 20 o 30 minutos.

Entretanto, usted apenas puede vislumbrar en su escritorio toda la papelería con el trabajo que está pendiente.

Durante los 23 años que me desempeñé en el área administrativa, una de mis prioridades era encontrar maneras de reducir el tiempo que utilizaba para hablar por teléfono.

Me complace compartir con usted mis diez consejos más efectivos al respecto:

Uno: Presupueste (si, presupueste) el tiempo que invertirá en llamadas telefónicas.

Si requiere hacer seis llamadas, no se permita más de media hora para completar todas las seis. Obviamente, este margen tan estrecho creará en usted el hábito de ir al punto, cubrir el punto y cerrar la llamada.

Dos: Tal como lo he indicado en el punto anterior, realice sus llamadas en bloque

En vez de hacer las llamadas dispersamente durante el día, llame en forma consecutiva. Usted entrará en un ánimo telefónico, comparable a aquello que los atletas llaman la zona.

La segunda llamada será más fácil que la primera, y la tercera será más fácil aún. Su eficiencia ascenderá, y usted logrará hacer más en menos tiempo.

Tres: Utilice el correo electrónico como herramienta de apoyo

Esta es mi manera favorita de evitar el teléfono. El correo electrónico nos permite enviar mensajes en el tiempo más conveniente para nosotros.

Probablemente utilizaremos menos palabras (y tiempo) de esta manera que lo que invertiríamos hablando por teléfono.

Cuatro: Realice llamadas desde su teléfono celular en tiempo “muerto” ( no olvide la seguridad al hablar por teléfono mientras conduce)

Dígale al receptor de su llamada algo como lo siguiente: Hola Ted, cuento con dos minutos para que hablemos, pues voy a entrar en la autopista con rumbo a Atlanta.

Diga eso, y proceda inmediatamente a ir al punto de la conversación.

Cinco: Planee los temas que usted desea cubrir en la llamada.

La planeación le evitará deambular de un lado para otro en la conversación o tener que llamar de nuevo para cubrir un punto que usted olvidó mencionar — lo cual es embarazoso y gasta tiempo.

Usualmente, empleo una lista de palabras como guía que se asemeja a una lista de compras para el supermercado.

Por ejemplo, si llamo a alguien para conocer detalles acerca de la próxima conferencia que voy a dictar, mis notas incluyen las palabras:

• tiempo,

• duración,

• micrófono,

• notas,

• número de personas que van a asistir,

• presentador,

• tema de la convención.

Seis: Solicite a un colega que lo interrumpa a los 10 minutos si usted no ha colgado para ese entonces.

De esa manera cuando el colega entre a su oficina usted puede decir, con honestidad, que su asistente requiere su atención y por lo tanto tiene que concluir su conversación en este momento.

Siete: Delegue las llamadas salientes a otros que puedan hacerlas tan efectivamente como usted las hace.

Con buen juicio, podemos asignar más llamadas de aquellas que tenemos el hábito de delegar.

Hay que permanecer alerta sin embargo, para identificar aquellas instancias en las cuales una llamada personal de su parte es irremplazable.

Ocho: Cuando usted necesite salir de la oficina por dos horas o por dos días, asegúrese de darle a sus colaboradores aquella información que necesitan para satisfacer las necesidades de aquellas llamadas que usted está esperando y que no pueden cubrir.

Diga, por ejemplo:

Cuando llame Judy Johnson, pregúntenle sí podemos cambiar la reunión del Comité de la mañana del miércoles a la tarde del jueves. De esta manera, Judy va a escuchar aquello que usted desea que ella escuche y al mismo tiempo usted tendrá una llamada menos que atender.

-- Nueve: realice las llamadas justo antes de salir a almorzar o justo antes de la hora del cierre del negocio.

Le garantizo que nadie se extenderá en las llamadas realizadas en ese momento.

-- Diez: Haga un breve resumen y despídase:

Bárbara, según entiendo usted me ha permitido incluir un excedente de dos o tres elementos en mi presupuesto mientras que permanezca dentro del presupuesto total del departamento.

Muchísimas gracias por la confirmación. Esto es lo que necesitaba saber. Hasta luego.

Los anteriores son mis diez consejos principales para quienes utilizan el teléfono. Esto realmente funciona. Utilícelos de manera consistente, y el teléfono se convertirá en su aliado y no en su enemigo, ahorrándole tiempo en vez de robárselo.

Artículo traducido y publicado con autorización expresa del autor
Artículo traducido en español exclusivamente para EmpresarioVirtual.com por Monica Yaneth Loeb Willes
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