En este artículo hablaremos acerca de la segunda razón principal por la cual se estanca las ventas: Utilización deficiente en de los Sistemas CRM.

¿Por qué es tan difícil lograr que los Vendedores coloquen la Información dentro de los Sistemas CRM?

La respuesta breve a este interrogante es el conflicto básico que existe entre la cantidad de información requerida para llenar totalmente los registros en los sistemas CRM y el interés que demuestran la mayoría de vendedores en realizar actividades administrativas.

¿Qué elementos de información se requieren para llenar completamente un Sistema de Registro CRM?

La respuesta a esta pregunta difiere en cada organización.

Sin embargo, algunos elementos comunes de información incluyen:

• Nombre de la empresa
     
• Nombre de la división o departamento
     
• Dirección de facturación
     
• Dirección de envío
     
• Nombre del contacto
     
• Título del contacto
     
• Número telefónico de la oficina
     
• Número del teléfono móvil
     
• Número de fax
     
• Dirección de correo electrónico
     
• Dirección de la página web
  
  
  

Esta es nada más la información básica requerida para establecer un registro.

Existen también un conjunto completo de elementos de información que debe ser llenado para cada oportunidad de ventas. Y, si el sistema CRM se utiliza como un lugar para almacenar notas relacionadas con los prospectos y conversaciones con los clientes, se requerirá mucha más digitación.

El asunto final es que sí los vendedores tienen que llenar completamente sus registros CRM para cada uno de sus oportunidades, prospectos y clientes, ellos probablemente tendrán que invertir entre 20 minutos y una hora DIARIA en esta actividad administrativa.

¿Por qué constituye esto un problema?

Esto es un problema debido a que la mayoría los vendedores tienen muy poco interés en desarrollar actividades administrativas.

He asesorado personalmente a varios miles de vendedores durante los últimos cinco años.

Una de las características medidas a través de la Evaluación Especializada de Asesoramiento en Ventas que yo utilizo es el interés de los vendedores en el proceso, procedimiento y tareas de gestión.

Aproximadamente el 80 por ciento de los vendedores en alto desempeño que he asesorado tienen un puntaje uno o dos (en la escala de 1 a 10) para esta característica.

Estos puntajes tan bajos indican que muchos vendedores de alto desempeño tienen muy poco interés en realizar gestiones administrativas. (¡Si usted ha estado a cargo de una fuerza de ventas por cualquier cantidad de tiempo, estoy seguro que esa información no será sorprendente para usted!)

¿Cómo se soluciona este problema?

Existen dos maneras que recomiendo para solucionar este problema:
       

• Asigne la mayor parte que usted pueda del ingreso de información al personal administrativo.
         
• Enganche a su fuerza de ventas con un sistema que SOLAMENTE realice el seguimiento relacionado con actividad nueve los negocios y el progreso de cada oportunidad de ventas a través del ciclo de ventas.
         
• Examinemos cada una de estas soluciones con detenimiento.
  
  
  

Solución #1: Asigne en la mayor parte que usted pueda del ingreso de información al personal administrativo.

Si usted desea continuar capturando todo el detalle requerido por la mayoría de los Sistemas CRM, asigne la mayor cantidad posible de ingreso de información al personal administrativo.

Un beneficio adicional de utilizar este enfoque es que el personal administrativo es mucho menos costoso que la fuerza de ventas.

(¿No preferiría usted que sus costosos vendedores se enfocarán todo lo posible en las actividades que sólo ellos pueden hacer?)

Los vendedores pueden suministrar la información de CRM al personal administrativo de muchas maneras.

Estos son sólo algunos ejemplos:

• La fuerza de ventas puede suministrar las tarjetas de presentación recolectadas durante llamadas en frío y eventos en red al personal administrativo para que ingresen esa información.

• Los vendedores pueden suministrar copias al personal administrativo de notas escritas durante llamadas de ventas o proveer dicha información a través del correo de voz.
  
  
  

Si sus vendedores para ingresar algún tipo de información, encárguese de que dichos datos de ayuden a realizar el seguimiento de la efectividad de su fuerza de ventas para generar nuevos negocios y mover las oportunidades a través del ciclo de ventas.

Básicamente esto involucra realizar seguimiento a “las primeras visitas” (conversaciones exploratorias) con los nuevos prospectos y el progreso de cada oportunidad de ventas a través del ciclo de ventas.)

Solución #2: Cambiarse a un tipo diferente de sistema.

La segunda opción consiste en lograr que su fuerza de ventas utilice un sistema que SOLAMENTE realice el seguimiento a las actividades relacionadas con nuevas oportunidades de negocios y con el progreso de cada una de estas a través del ciclo de ventas.

¿Significa esto que usted debería abandonar su sistema CRM?

Esa decisión depende absolutamente de usted.

Si bien es cierto que existe valor al capturar información histórica acerca de las actividades de su fuerza de ventas, lo que es absolutamente crítico es tener una comprensión clara acerca de sus actividades de generación de nuevos negocios y el estado de cada una de sus oportunidades de ventas.

Si usted elige utilizar M-Power en combinación con su sistema existente de CRM, usted podrá intercambiar información entre estos sistemas y evitar la duplicación en el ingreso de información.

M-Power está fuertemente integrado con salesforce.com y también se interconecta con otras aplicaciones CRM comúnmente utilizadas.

Independientemente de la decisión que usted tome, recuerde que la clave para mejorar la utilización de su sistema CRM y su compatibilidad con su fuerza de ventas es minimizar la cantidad de trabajo administrativo que ellos deban realizar.

Reasigne la mayor parte de la tarea de ingresos de datos que usted pueda a los recursos administrativos (de bajo costo) y enfoque el ingreso de datos por parte de sus vendedores en las actividades de generación de nuevos negocios y la actualización del estado de las oportunidades de ventas.

Conclusión

Si usted desea mejorar la calidad del ciclo de las oportunidades de ventas de su compañía, enfoque sus esfuerzos en solucionar dos problemas fundamentales:

• Cualificación pobre de las oportunidades de ventas.

• Escasa utilización y compatibilidad con el Sistema CRM.
  
  
  

Si usted implementa las sugerencias que he realizado en este artículo de dos partes, usted disfrutará de:

• Mayores aciertos en su proyección de ventas.

• Pocas oportunidades “estancadas”.

• Un flujo constante de NUEVAS oportunidades de ventas que se agregan al ciclo de ventas de su compañía.
  
  
  

Este artículo ha sido traducido al español y publicado con autorización expresa del autor.

Artículo traducido en español especialmente para VentasFaciles.com por Monica Yaneth Loeb Willes