Si Bob contesta un correo electrónico, Steve no tiene manera de saber que Bob ya lo ha hecho.
Si ambos, Bob y Steve contestan la solicitud del cliente, su compañía perderá totalmente presencia.
Ésa no es definitivamente la imagen que usted quiere proyectar de su compañía.
Adicionalmente, no es conveniente que Bob y Steve contesten preguntas que ya han sido respondidas anteriormente por eso sería una pérdida de tiempo y de recursos humanos.
Cuando enfrente este problema, parecería sensato utilizar una interface de correo electrónico basada en la red.
El problema con ello es usted tendría que monitorear constantemente una cuenta de correo electrónico basada en la red en búsqueda de nuevas solicitudes.
¿Puede usted imaginar la molestia de depender de un correo electrónico basado en la Internet para la operación de su negocio?
Al menos que su sistema de contacto de correo electrónico le permita monitorear de inmediato la llegada de un nuevo correo electrónico, entonces usted tendría que mantener permanentemente abierta una ventana de su navegador y refrescar continuamente dicha ventana para ver si hay algún correo nuevo para responderlo.
Depender de una cuenta de correo electrónico basada en la red para su servicio de soporte puede consumir mucho tiempo y ser muy ineficiente.
Las ventajas de tener la posibilidad de que una cuenta de correo electrónicos sea monitoreada por varias personas y la posibilidad de mover dichos correos a folders diferentes son herramientas claves en su consideración de utilizar correos electrónicos basados en la red para soporte de sus ventas y de servicio al cliente.
Los correos electrónicos basados en la red parecen ser la solución perfecta para una persona de negocios sensible al costo, pero la desventaja son los problemas de mantener supervisado el correo electrónico entrante pareciera eliminar esta posibilidad como una solución realista a nuestros problemas, ¿no le parece?
He pensado mucho en ello durante muchos meses acerca de cómo resolver este problema.
Necesitaba un sistema eficiente y efectivo para responder las solicitudes de venta y de soporte sin necesidad de invertir todo mi presupuesto en ello.
Pero usted sabe, si indaga sobre el problema lo suficiente y mantiene su vista en el horizonte la solución llegará por si misma.
Increíblemente, una pieza de software que yo tenía en mi sistema desde hace algún tiempo resultó ser la solución que yo andaba buscando.
Con la última actualización del software ePrompter, me di cuenta en la pieza final del rompecabezas estaba a mi alcance.
ePrompter es una aplicación pequeña y efectiva que permite revisar múltiples cuentas de correo electrónico simultáneamente y borrar mensajes cuando ya nos hayamos gestionado.
Con la última actualización de ePrompter, sus programadores nos permiten la posibilidad de responder también a correos electrónicos.
Con este desarrollo, he suministrado copias de ePrompter a todos los miembros del equipo de soporte.
ePrompter se ejecuta en el fondo y nos notifica a través de un icono en la bandeja del sistema acerca de cuántos nuevos mensajes han llegado en las cuentas que monitorear ambos.
Cuando respondemos al correo electrónico decidimos si es mejor borrarlo del servidor mediante el software de ePrompter o si necesitamos almacenar los mensajes para una referencia futura.
En ese caso entramos a la versión en línea de nuestra cuenta y movemos el correo electrónico que nos interesa al folder apropiado.
Para obtener su copia del software ePrompter, visite http://www.eprompter.com . Este software es gratuito para descargar y utilizar y será esencial para su sistema de ventas y soporte de bajo costo (gratis).
Artículo traducido y publicado con autorización expresa del autor
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Artículo traducido en español exclusivamente para EmpresarioVirtual.com por Monica Yaneth Loeb Willes
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